Um grande volume de informações vinha sendo gerado desde a criação do Estado do Amapá
há 20 anos.
A opção da Secretária de Administração do Estado, foi a de utilizar ferramentas de tecnologia da informação através da
contratação de uma empresa local, a Infomanager especializada na digitalização e gestão de documentos que atua no Norte
do país. Com isso, a SEAD foi capaz de sistematizar a disseminação e o compartilhamento da informação e do conhecimento,
com explicitação das diversas formas de vinculações e inter-relacionamentos entre setores da secretária e do próprio
governo do Estado. "Pensando neste parâmetro é que o nosso objetivo maior está sendo alcançado, que vem a ser a otimização
dos processos bem como a diminuição do espaço físico ocupado com documentos em áreas de alto custo, organização de
informações, segurança ,agilidade no tratamento com fiscalização e tomada de decisões e muitas outras vantagens exigidas
frente ao constante crescimento do volume de nossos arquivos com informações de servidores e do patrimônio do Estado e aos
problemas que eles gera”, reforça o secretário Wellington de Carvalho Campos.
Com isso, já conseguimos minimizar, a burocracia, analisar o valor agregado, tarefas duplicadas, tempo do ciclo das ações,redução de erros, simplificação de processos e atividades, padronização, parcerias e inclusive otimizar o uso de tecnologia para isso, sem contar com as vantagens adicionais como o trabalho online e na geração de relatórios de produtividade por
usuários e os seriços de auditoria”, reforça o secretário do Amapá.
Houve um redesenho e melhoria dos processos e a criação catálogo conforme a necessidade de cada área com resumo das
informações e com a possibilidade de geração de relatórios, além de hoje ser possível a reconstituição e a reativação
eletrônica de documentos extraviados e/ou perdidos, com controle e qualidade total das informações, diagnóstico situacional
do acervo do acervo da secretária. Como resultado prático a SEAD está conseguindo uma redução no espaço, com guarda de papel,
facilidade na localização e disponibilização de forma imediata dos documentos necessários, reduzindo tempo e custos,
agregando informação à gestão da Secretária.
O projeto de digitalização de documentos da secretária teve inicio em fevereiro de 2008 e já nasceu com um prazo definido
para sua conclusão, que foi de julho passado. Foram previstas inicialmente um milhão digitalizadas, porém até a conclusão
do projeto este volume aumentou para oito milhões de digitalizações.
“O projeto prevê ainda uma segunda e terceira etapas e ultima fase que é a publicação do Diário Oficial do Estado do Amapá
online com intenção de todas as secretárias que terá inicio ainda neste segundo semestre”, complementada a diretora da
infomanager, Rita Fonseca.
“Agregamos conhecimento teórico e prático ao esperado ao cliente, além de permitir ampliar nosso portifólio de ofertas
a outros projetos como o de resgate do acervo histórico do Estado para fins de pesquisa”, finaliza Rita Fonseca.